E-Mailarchivierung wird immer mehr zu einer Notwendigkeit. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe: Einerseits wächst die Menge der E-Mails dramatisch an und belegt immer mehr Speicherplatz.
Daneben haben aber E-Mails auch immer mehr Relevanz für das tägliche Geschäft. Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen werden unterdessen per E-Mail abgewickelt. Diese Dokumente sitzen aber nur zu oft in der persönlichen Eingangsbox, statt der Kunden- oder Serviceakte beziehungsweise dem Bestellvorgang zugeordnet zu sein.
Vor dem Gesetz sind alle Unterlagen archivierungspflichtig, die für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam sind (§257 Handelsgesetzbuch). Dazu zählen E-Mails, die unter die Kategorie Handelsbriefe fällen oder sonstige steuerlich relevante Informationen enthalten.
Für die elektronische Archivierung muss unter anderen sichergestellt werden, dass die E-Mails unverfälscht gespeichert werden und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind.
Aber damit nicht genug: Der Gesetzgeber verlangt seit 1. Januar 2002 zudem, dass die Finanzämter im Rahmen der Steuerprüfung (§§ 146, 147 Abgabenordnung, AO) jederzeit Lesezugriff auf steuerrelevante, digitale Unterlagen erhalten, wozu auch E-Mails gehören. In absehbarer Zeit werden über drei Millionen Unternehmen in Deutschland mit der Tatsache auseinandersetzen, dass ihre digitalen Geschäftsdaten auf lange Sicht manipulationsgeschützt archivieren müssen.
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